Máy photocopy có vai trò như là một thiết bị máy in văn phòng, chúng được sử dụng rất phổ biến ở các công ty. Tuy nhiên, máy photocopy không phải ai cũng biết sử dụng nếu như không được người khác hướng dẫn hoặc đã học qua. Dòng máy photocopy hiện nay có rất nhiều tính năng, nên việc bạn tìm hiểu cách sử dụng và vận hành máy là điều không hề dễ dàng.
Nếu bạn đang băn khoăn và suy nghĩ về cách sử dụng máy photocopy, thì đừng quên đọc bài viết hướng dẫn sử dụng máy photocopy này nhé, nó sẽ giúp bạn vận hành máy một cách dễ dàng.
Những lưu ý cần biết khi sử dụng máy photocopy
Máy photocopy thường có cấu tạo kết hợp rất nhiều chức năng lại với nhau, đây chỉ mới là dòng máy photocopy thế hệ cũ. Còn đối với các dòng máy photocopy hiện đại mới, nó còn nhiều tính năng phức tạp hơn nhiều. Cho nên khi nhìn vào bảng điều khiển, nhiều người cảm thấy nó sẽ rất khó để vận hành máy. Nhưng thực tế, các dòng máy càng hiện đại thì càng dễ dàng hơn khi bạn học cách sử dụng.
Nếu bạn là nhân viên văn phòng, hoặc mua máy in về nhà để kinh doanh với dịch vụ sao chép photocopy. Thì cần phải lưu ý các điều quan trọng dưới đây.
➡️ In bao thư giá rẻ | Bảng giá in bao thư 2020 chi tiết nhất
Cấu tạo của từng dòng máy photocopy
Cấu tạo của dòng máy photocopy là điều mà bạn cần phải chú ý đến trước khi tìm hiểu và vận hành nó. Việc này sẽ giúp bạn biết được vị trí của từng bộ phận cũng như là công dụng của từng phím chức năng là gì. Từ đó sẽ dễ dàng hơn khi sử dụng máy photocopy.
Các chức năng của máy photocopy
Để sử dụng máy in một cách dễ dàng nhất thì bạn cần nắm bắt được các phím chức năng của nó. Bởi mỗi dòng máy photocopy có cấu tạo bảng phím chức năng khác nhau. Khi mới sử dụng máy photocopy, bạn cần tìm hiểu qua một số phím chức năng cơ bản. Khi đã quen dần với các phím chức năng cơ bản, bạn hãy tìm hiểu các phím chức năng nâng cao. Ví dụ như phím hướng dẫn cách vận hành máy photocopy…
Nhận biết các chỉ báo sẽ hiển thị trên mặt điều khiển
Và một điều quan trọng là bạn cần nhớ vị trí của từng phím chức năng để khi sử dụng sẽ dễ dàng và tiết kiệm thời gian. Điều này khá thuận tiện khi bạn phát hiện và sửa chữa, vì lúc máy lỗi thì nó sẽ báo trên các nút này hoặc màn hình hiển thị.
➡️ #1 In Hộp giấy giá rẻ theo yêu cầu. 1️⃣0️⃣ Mẫu hộp giấy 2020
Các bước hướng dẫn sử dụng máy photocopy cho người mới
Khi các bạn đã quen với các chức năng của máy thì dưới đây là 5 bước để tập sử dụng máy photocopy cho người mới. Bạn cần lưu ý các bước này, thì khi điều khiển máy in sẽ không sợ bị hỏng máy hoặc bị kẹt giấy. Thực hiện theo các bước hướng dẫn sử dụng máy photocopy sau.
Bước 1: Khởi động máy photocopy
Trước khi khởi động máy, bạn cần kiểm tra máy xem đã có giấy và đặt đúng vị trí chưa. Để tránh tình trạng giấy không được sắp xếp hợp lý, hoặc bị kẹt giấy.
Ở bước này thì bạn cần kiểm tra xem nguồn cấp điện của văn phòng bạn có ổn định và đủ công suất điện 220v không. Sau khi kiểm tra kĩ thì bạn chỉ cần nhấn vào nút khởi động máy, và đợi máy chuyển sang chế độ sẵn sàng.
Bước 2: Đặt tài liệu cần photo vào máy
Sau khi dỡ nắp máy lên, bạn sẽ thấy có một mặt kính và bạn chỉ cần bỏ mẫu tài liệu bạn cần copy theo chiều úp mặt có nội dung xuống dưới mặt kính. Sau đó đóng nắp máy lại là xong…
Bước 3: Chọn số lượng, màu sắc của bản tài liệu cần photocopy
Bước này vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần nhìn vào màn hình thì nó sẽ yêu cầu bạn nhập số lượng và hệ màu của tài liệu cần sao chép. Chỉ cần làm theo hướng dẫn là được nhé.
Bước 4: Chọn kích thước giấy
Việc lựa chọn kích thước giấy để phù hợp với tài liệu và máy in là rất quan trọng. Thông thường bạn sẽ chọn kích thước chuẩn là 8.5 x 11 inch, ngoài ra nếu bạn muốn custom một kích thước khác cũng được và chỉ cần cho giấy vào khay in.
Bước 5: Nhấn nút copy
Đây là bước cuối cùng trong quy trình hướng dẫn sử dụng máy photocopy. Ở bước này bạn chỉ cần nhấn vào nút copy hay Start để quá trình photo bắt đầu… Máy photocopy sẽ in ra những bản giấy và đẩy ra bên hông máy in, bạn có thể kiểm tra xem máy in đã sao chép đúng màu và kích thước chưa.
➡️ #1 In standee / Bảng giá in standee trong nhà, ngoài trời
Một vài điều quan trọng cần nhớ khi vận hành máy photocopy
Cách sử dụng máy photocopy vô cùng dễ dàng, nếu bạn chịu khó tìm hiểu. Và dưới đây là các điều bạn cần nhớ để bảo quản máy photocopy có tuổi thọ lâu hơn, máy in không bị ngưng đột ngột.
- Tuyệt đối không nên tắt bật máy liên tục
- Khi mới mua máy về bạn không nên sử dụng ngay. Thay vào đó hãy giữ nguyên máy trong khoảng 2 tiếng.
- Đặt máy ở vị trí thích hợp không có ánh sáng trực tiếp hay nhiệt độ quá cao
- Không nên vận hành máy liên tục, quá công suất giới hạn
- Khi nhu cầu sử dụng máy không thường xuyên thì bạn nên học cách tắt máy photocopy. Điều này sẽ giúp tiết kiệm điện cũng như bảo vệ máy.
- Luôn đảm bảo nguồn điện cung cấp ổn định
Trên đây là cách hướng dẫn sử dụng máy photocopy cho người mới, hi vọng bài viết này sẽ giúp bạn có thêm kinh nghiệm về vận hành máy. Việc của các bạn bây giờ là nhớ kỹ các thao tác ở trên, để sau này có thể sử lý mà không bị bỡ ngỡ.
Các bạn có thể xem thêm video hướng dẫn để hiểu rõ hơn.